Automatisiert: Digitales Fahrtenbuch

Das Team schreibt noch oder kann schon weiter?

Ein elektronisches Fahrtenbuch dokumentiert jede Fahrt automatisch und dokumentiert sie nicht manipulierbar im Buch der Fahrten, was in dem Fall ein Datenbanksystem ist. Der Tracker oder auch Telematik-System bzw. Telematik-Box genannt, funktioniert in jedem Auto. Fahrten werden durch Zündung an und aus erkannt. Der OBD-Stecker wird einfach auf die OBD-Diagnosedose gesteckt. Alle Fahrten und Besuche werden automatisch dokumentiert: An- und Abfahrtszeit, km-Strecke, Aufenthaltsdauer. 

AREALCONTROL's elektronische Fahrtenbuch ist seit 2008 bei hunderten Firmen und tausenden Fahrzeugen im Einsatz sowie beim Finanzamt regelmäßig anerkannt. Das Fahrtenbuch bzw. die Fahrtenbücher in großen Flotten und Fuhparks können übersichtlich erstellt, ergänzt und als PDF als Download gespeichert werden. Die Aufzeichnung aller Fahrten kann bequem im Online-Portal verwaltet werden. Die gesparte Steuer, die aus der Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der Pauschalsteuer mit 1% resultiert, liegt je nach persönlichem Einkommen und Steuersatz sowie Listenpreis des Firmenwagens zwischen € 1800 und bis über € 5000. 

Ein smartes digitales, elektronisches Fahrtenbuch ist eine sehr gute Grundlage für Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung betrieblicher Prozesse. 

Parallel wird das Fuhrpark-Management digital unterstützt. Km-Stände, Nutzungsgrad, Unfälle, Historie.

Ideale Erweiterung: ArealPilot 360° App für Android mit PlanBoard im Portal für mobiles Auftrags-Management, z.B. im Handwerk, Facility Management, Service-Flotten in vielen Branchen.

Finanzamt | Datenschutz | Betriebsrat | DSGVO-konform

Finanzamt anerkannt
Eine Konformitätserklärung als Hersteller stellen wir gerne zur Verfügung. Seit 2008 wurde das elektronische Fahrtenbuch (eFB) aller ordentlich geführten Fahrtenbücher durch das Finanzamt anerkannt. Regelmäßige Updates zum elektronischen Fahrtenbuch gewährleisten auch neue Anforderungen der Rechtsprechung und Steuergesetzgebung ebenso, wie für neue Smartphones, Apps, Fahrzeuge und Mobilität.

Das BMF (Bundesministerium der Finanzen, Bundesfinanzministerium) regelt in sogenannten Erlass-Schreiben die Details, jeweils nach Abstimmung mit den Länderfinanzministerien. Das Finanzamt ist verpflichtet ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, wenn es die selben Informationen liefert wie ein ordentlich geführtes manuelles Fahrtenbuch. Ein elektronisches Fahrtenbuch liefert präzise alle Fahrten mit dem geforderten Detaillierungsgrad. Das Fahrtenbuch ist pro Auto zu führen, gerade auch für Pool-Fahrzeuge wofür wir passende und bewährte OBD-Stecker oder fest montierte Telematik-Hardware liefern. Die Fahrten können per App auf dem Smartphone, Web-App bzw. Web-Portal ergänzt und durch die User bestätigt werden. 
Technisch könnte das elektronische Fahrtenbuch komplett automatisiert werden. Die Parkpositionen, z.B. Kunden- und Lieferantenbesuche, Service-, Einsatz-, Baustellen werden automatisch erkannt und dokumentiert. Die Art der Fahrt, wie Weg zur Arbeit wird automatisch erkannt. Die Unterscheidung in geschäftliche und private Fahrten findet bei Beginn der Fahrt statt oder kann nachträglich im Portal erfolgen. Das digitale bzw. elektronische Fahrtenbuch spart jede Menge Steuer, Arbeit ist nicht teuer. Bereits ab €129 pro Auto und € 14,90 pro Monat inklusive Online-Zugang ist ein elektronisches Fahrtenbuch startklar und eine echte Steuerspar-Lösung. Die gesamte Software ist webbasiert und in mehreren nach DIN/EN ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum ("Tier 3"; hochverfügbar) gehostet. Die Daten des Fahrtenbuchs sind damit immer sicher verfügbar.
Wenn das Fahrtenbuch elektronisch geführt wird, regelmäßig binnen sieben Kalendertagen durch die Fahrer und Fahrerinnen ergänzt, bestätigt und abgeschlossen wird, dann wird es auch vom Finanzamt anerkannt werden. Ein von Hand geschriebenes Fahrtenbuch beinhaltet immer die Gefahr, dass eine wichtige Fahrt vergessen wurde, was elektronisch durch die Software-Lösung praktisch ausgeschlossen ist.

DSGVO Datenschutz
Zu unseren Kunden zählen erstklassige Unternehmen, Genossenschaften und Körperschaften des öffentlichen Rechts. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist obligatorisch.

Betriebsrat + Personalrat 
Aus unserem Kundenkreis kennen wir einige Betriebsvereinbarungen zur Nutzung und Anwendung elektronischer Fahrtenbücher. Diese Erfahrungen stellen wir gerne zur Verfügung.

Elektronisches Fahrtenbuch - FAQ - Regelmäßige Fragen

Wird das digitale Fahrtenbuch von AREALCONTROL wirklich vom Finanzamt anerkannt und welche Nachweise kann ich meinem Prüfer vorlegen?

Ja. Als Hersteller liefern wir eine Konformitätserklärung, und unser digitales Fahrtenbuch hat seit 2008 Hunderte von Prüfungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Benelux-Ländern bestanden. Unser System erfasst automatisch Datum, Uhrzeit, Start-/Zielort sowie die exakt zurückgelegte Strecke und sperrt jeden Eintrag nach Ablauf der 7-tägigen Bestätigungsfrist. Da jede Fahrt manipulationssicher in der Cloud gespeichert ist, akzeptieren Prüfer sie als finanzamtskonformen Nachweis. Kontinuierliche Updates halten die Fahrtenbuchlösung an neue Steuergesetze und Smartphone-Betriebssystemversionen angepasst, sodass Sie ohne zusätzlichen Aufwand zukunftssicher bleiben.
Wir stellen gerne die Rechtsgrundlagen wie BMF-Erlasse zur Verfügung.

Wie hoch ist der manuelle Aufwand für die Fahrer und wie wird die Rückverfolgbarkeit der Poolfahrzeuge gewährleistet?

Ein OBD- Stecker (oder eine fest installierte Telematikeinheit) löst die Protokollierung beim Starten aus. Stopps, Parkplätze und Fahrtenarten werden von der Software erkannt, sodass das Fahrtenbuch die Felder automatisch ausfüllt. Fahrer können Details bei Bedarf weiterhin manuell per Telefon oder Internet bearbeiten – ideal, um Notizen hinzuzufügen oder einen Zweck zu korrigieren –, aber die mühsame Arbeit entfällt. Bei Poolfahrzeugen melden sich Benutzer einfach einmalig über die mobile Web-App an. Dadurch wird ihre ID an das Fahrzeug gebunden und die vollständige Rückverfolgbarkeit ohne Karten gewährleistet.

Welche Tools erhält ein Flottenmanager und wie erschwinglich ist das Paket?

Im Portal zeigt ein intuitives Dashboard aktuelle Fahrzeuge, ausstehende Bestätigungen, Tankdaten und den Gesamtkilometerstand an. Mit nur einem Klick kann der Flottenmanager PDF-, CSV- oder DATEV-Dateien für die Finanzabteilung exportieren. Eine REST-Schnittstelle überträgt Fahrten direkt in TMS-Systeme – das eliminiert doppelte Eingaben und vereinfacht die Compliance-Dokumentation. Hardware ist ab 129 € pro Fahrzeug und Hosting ab 14,95 € monatlich erhältlich. Dadurch sparen Unternehmen regelmäßig ein Vielfaches an Steuern und Fuhrparkkosten, die weit über die Gebühr hinausgehen. Die Daten werden in Tier-3-Zentren nach ISO 27001 gespeichert. Jede Installation umfasst eine DSGVO-Verarbeitungsvereinbarung sowie Best-Practice-Hinweise für Betriebsräte. Durch Echtzeit-Spiegelung zweier Rechenzentren ist unsere Private-Cloud-Solution katastrophensicher.

Welche Vorteile bietet das elektronische Fahrtenbuch noch?

Ein elektronisches Fahrtenbuch ermöglicht die einfache und mühelose Verwaltung der Stammdaten. Hierzu zählen beispielsweise die Kontaktdaten oder auch wichtige Informationen zum jeweiligen Fahrer. Auch die Daten zum Fahrzeug lassen sich hier finden. Besonders komfortabel ist die Webapplikation. Hier lassen sich alle Daten dank der benutzerfreundlichen Applikation aufrufen. Voraussetzung hierfür ist eine funktionierende Internetverbindung. Da das System nicht ortsgebunden ist, lassen sich die Daten überall und zu jedem Zeitpunkt abrufen. Außerdem können die Daten auch im Programm direkt bearbeitet werden. Außer den Basisdaten zu Fahrern, Fahrzeugen und dem Unternehmen ist es auch möglich, die Kilometer und die Kosten, die durch das Tanken entstehen, zu erfassen. So ist eine Auswertung am Monatsende besonders schnell und einfach zu realisieren. Eine Erweiterung zu einem vollumfassenden Fuhrpark-Management für große und mittlere Flottengrößen ist optional verfügbar. Dies bietet mit KI (Machine Learning) eine weitgehende Automatisierung der Fuhrpark- und Flotten-Verwaltung.

Wie werden Geschäfts- und Privatfahrten unterschieden und was ist mit Pool-Flotten?

Bei Festeinbau, der auch schadlos wieder entfernt werden kann, wird ein Kippschalter montiert. Je nach Schalterstellung ist es eine Privatfahrt ohne GPS-Daten, aber mit der km-Anzahl oder eben eine Geschäftsfahrt. Die intelligente OBD-Lösung sorgt für kostenminimierte Rollouts. Auch umfasst es das Booking-Tool für Poolfahrzeuge und ermöglicht so einen Überblick sowie DSGVO-konformen Betrieb eines Fahrzeug-Pools. Alle User sehen nur die selbst getätigten Fahrten. In einer Kalender-Darstellung ist übersichtlich der Belegungsplan dargestellt. Einfacher geht's nicht! Weitere Funktionen wie Unfall-/Crash-Sensorik sind inbegriffen sowie Alarm-Meldung an beliebige Empfänger per E-Mail oder SMS.

Kann das elektronische Fahrtenbuch der Start in die Digitalisierung des gesamten Fuhrparks sein?

Ja, definitiv! Bereits mit dem OBD-System können Fehlermeldungen im Fahrzeug erkannt sowie Echtzeitdaten aus dem Fahrzeug online gewonnen werden. Durch unsere ereignisgesteuerte Programmierung wird sofort erkannt, wenn Handlungs- und Wartungsbedarf entsteht. Diese Daten werden Dashboard der Flottenverwaltung übersichtlich und farblich hervorgehoben angezeigt. Anstehende Inspektionen, HU/ASU-Prüfungen, Steuer-, Versicherungs- und Leasing-Termine oder Reifenwechsel-Termine können automatisiert mit Ihren Autohäusern und Werkstatt-Partnern vereinbart werden. Das Portal informiert alle Beteiligten automatisch per Mail oder Push-Nachricht per App. 

Die Königsdisziplin ist dann die automatisierte Planung und Touren-Optimierung mit Auftrags- und Workflow-Management des technischen Außendienst. An der Stelle ist die ArealPilot 360° App mit umfangreichen Möglichkeiten im Spiel, ob Chat, Messaging, Dokumente, Abfahrtskontrolle oder Auslieferungstour mit Barcode-Scanning. Dies ist alles bereits Realität bei vielen unserer Kunden.

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, dann sollten Sie uns wirklich kontaktieren. Unverbindlich, aber professionell. Greifen Sie auf unsere Expertise zu!