Die Digitalisierung bietet in Form von Fuhrparkmanagement-Software neue Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen und die tägliche Arbeit des Flottenmanagers zu erleichtern. – Vorausgesetzt, die Software ist auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse abgestimmt, denn die auf dem Markt befindlichen digitalen Lösungen sind mit unterschiedlichen Funktionen ausgestattet und weisen unterschiedliche Ausprägungen auf. So legen manche von ihnen den Fokus auf eine reibungslose Koordination und Kommunikation mit den Fahrern, während andere die Fahrzeugverwaltung in den Vordergrund stellen. Vor dem Kauf einer Software sollten daher die Anforderungen klar definiert werden, um am Ende die zur Verfügung stehenden Software-Lösungen miteinander vergleichen zu können.
Daher ist es empfehlenswert, zunächst ein Pflichtenheft zu erstellen, in dem der Fuhrparkmanager sämtliche Anforderungen für den Fuhrpark zusammenfasst. Mit einer passgenauen Fuhrpark-Software vermeidet der Fuhrparkverantwortliche manuelle Fehler, sichert die rechtlichen Grundlagen und gestaltet interne Abläufe transparent und effizient. Auch wenn dieser Schritt zunächst ein wenig Zeit kostet, lohnt sich die Arbeit. Ein Lasten- oder Pflichtenhelft dient als Orientierung im gesamten Suchprozess. Es bringt die verschiedenen Anforderungen aller Beteiligten auf den Punkt und hilft bei der Bewertung der Anbieter.
Was leistet eine Flottenmanagement-Software?
Wer eine Fahrzeugflotte managen will, muss eine große Anzahl an Daten verwalten. Im Vordergrund stehen die Erfassung und Auswertung von Fuhrparkdaten. So weiß der Fuhrparkmanager mit Hilfe einer Flottenmanagement-Software beispielsweise, wo sich welches Fahrzeug gerade befindet und wer es führt. Durch den Zugriff auf das Fahrtenbuch erfährt er in Echtzeit von Schwierigkeiten auf den Routen und ist über mögliche Verspätungen auf dem Laufenden. Vor allem in der zeitsensiblen Transportbranche ist dies von entscheidender Bedeutung. Je nach Ausstattung kann eine Flottenmanagement-Software aber auch noch Unterstützung in weiteren Bereichen, wie etwa in der Personalverwaltung, in der Kostenerfassung, bei der Einhaltung behördlicher Anforderungen oder im Controlling bieten. Was eine Software-Lösung im Einzelnen leisten kann, wird in unserem Beitrag „Was leistet eine Flottenmanagement-Software?“ ausführlich erläutert.
Kriterien zum Anbietervergleich von Fuhrparkmanagement-Software
Auch wenn die Angebotspalette im Bereich Fuhrparkmanagement-Software nicht so umfangreich wie bei anderen IT-Lösungen ist, kann es große Unterschiede zwischen den einzelnen Anbietern geben. Dies liegt vor allem daran, dass es sich um einen speziellen Bereich handelt, der optimal skalierter Lösungen bedarf und spezifische Bedürfnisse der B2B-Kunden berücksichtigen muss.
Welche Software nun also die passende ist, hängt davon ab, welche Funktionen und Möglichkeiten ein Unternehmen benötigt, um seine Aufgaben vollständig erfüllen zu können.
Für einen Anbietervergleich sind beispielsweise folgende Kriterien relevant:
- Webbasierte oder lokale Software-Lösung
Hier ist zu prüfen, ob es sich um eine festinstallierte Software im Unternehmen handelt oder um eine reine Web-Version, also ob die Software eine Online- und Offline-Navigation unterstützt. Eine Kombination bietet sicherlich den höchsten Komfort. Auch sollte man hinterfragen, ob es App-Lösungen gibt, mit denen Mitarbeiter auch von unterwegs und von verschiedenen Standorten auf dem Laufenden gehalten werden können.
- GPS-Routenüberwachung in Echtzeit
Für viele Unternehmen ist die GPS-Routenüberwachung das Kernstück einer guten Fuhrparkmanagement-Software. Vor allem die Antworten auf die Fragen „Wie werden die Daten erfasst“, „Wie werden sie im Anschluss analysiert“ und „Wie überzeugend ist das Berichtswesen“ entscheiden häufig über die Bewertung einer Fuhrparkmanagement-Software.
- Fahrtenbuchfunktion
Das elektronische Fahrtenbuch gehört ebenfalls zu den fast unverzichtbaren Tools einer Fuhrparkmanagement-Software.
- Fahrzeugverwaltung
Gerade wenn die Rentabilität der Flotte bewertet werden soll, also die Auslastungsfrage gestellt wird, bei der man wissen will, wie ruhende Fahrzeuge das Unternehmen belasten, ist ein Tool zur Fahrzeugverwaltung vonnöten.
- Reparaturübersicht
Eine Übersicht aus der erkennbar ist, welche Fahrzeuge wann repariert wurden, wann Inspektionen anstehen und ob es Auffälligkeiten bei einzelnen Fahrzeugen gibt, kann ebenfalls ein wichtiges Feature sein.
- Rechnungsverwaltung
Dieses Merkmal wird oft als Extra empfunden, ist aber wichtig, um die Betriebswirtschaftlichkeit einer Flotte bewerten zu können. Eine gute Software ermöglicht etwa die Speicherung und das Auslesen von Tankdaten und Reparaturen, um Kostenfresser identifizieren zu können.
- Schnittstellenkompatibilität
Oftmals ist es notwendig, die Daten aus der Fuhrparkmanagement-Software mit anderen Daten zu verknüpfen, um bestimmte Arbeitsabläufe zu erleichtern. Hierfür braucht es eine Schnittstelle, die diese Funktion unterstützt.
Ein sorgfältiger Fuhrparkmanagement-Software-Vergleich ist der erste Schritt, um eine optimale Lösung für das interne Flottenmanagement zu finden. Mit der richtigen Software lassen sich die steigenden Unternehmenskosten im Zaum halten und sie erleichtert den Arbeitsalltag des Flottenmanagers.
Arealcontrol: Flottenmanagement-Software für jeden Fuhrpark
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