Mit der Einführung einer mobilen Zeiterfassung können Sie in Ihrem Handwerksbetrieb nicht nur die Transparenz deutlich erhöhen, sondern auch Zeit und Nerven sparen. Denn alle Zeiten werden künftig sofort und minutengenau digital erfasst. Außerdem werden Übertragungsfehler in die eigene Branchen- und Lohnabrechnungssoftware deutlich minimiert. Doch worauf sollten Sie bei der Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems achten?
Mobile Zeiterfassung – mehr als ein digitaler Stundenzettel
Die mobile Zeiterfassung ist mehr als ein digitaler Stundenzettel. Denn neben der reinen Dokumentation von Arbeits- und Fahrzeiten sowie Pausen können beispielsweise auch Angaben zu Überstundenzuschlägen, Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Spesen, Fahrtkosten, Übernachtungen sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von Bauleitern, Subunternehmern und ganzen Kolonnen mit wenigen Klicks erfasst werden. Auch Projektinformationen auf der Baustelle, bei der Wartung oder beim Kunden können über die Zeiterfassung eingegeben werden.
Durch die digitale Zeiterfassung können Sie so nicht nur Rechnungen an Ihre Kunden schneller stellen, sondern auch alle Löhne termingerecht und exakt abrechnen. Außerdem wird mit einem Klick sichtbar, welche Projekte im Zeitplan sind und bei welchen Aufträgen der Durchführungsstatus von der Kalkulation abweicht. Über das Zeitkonto der einzelnen Mitarbeiter ist für Sie auch direkt ersichtlich, wo Mehrarbeit oder Überstunden angefallen sind.
Funktionsumfang – was wird tatsächlich gebraucht?
So unterschiedlich die digitalen Systemlösungen sind, so unterschiedlich ist der Bedarf von Handwerksbetrieb zu Handwerksbetrieb. Da auch die Investitionskosten, die durch eine Umstellung auf eine digitale Zeiterfassungim Handwerk entstehen, nicht zu vernachlässigen sind, sollten Sie im Vorfeld prüfen, dass der Funktionsumfang Ihren betriebsspezifischen Bedürfnissen entspricht.
So ist für einige Betriebe zum Beispiel ein elektronisches Fahrtenbuch für die Mitarbeiter vollkommen ausreichend, wohingegen für andere Betriebe aus Bau und Handwerk ein System mit GPS-Ortung durchaus sinnvoll ist, wenn es darum geht, eine wegeoptimierte Planung zu realisieren. Andere Betriebe benötigen diese Option nicht, wünschen sich dafür aber eine Lösung, die unabhängig vom Smartphone-Betriebssystem genutzt werden kann. Wenn das Zeiterfassungssystem dann noch alle Daten direkt mit der eigenen Lohn- oder Branchensoftware austauschen kann, profitieren Handwerksbetriebe von einer besonderen Zeitersparnis.
Checkliste für den Erwerb eines mobilen Zeiterfassungssystems
Diese Fragen sollten Sie sich vor Erwerb einer mobilen Zeiterfassungssoftware stellen, damit Sie die passende Lösung für Ihren Bedarf finden:
- Funktionsumfang: Welche Daten soll die Softwarelösung erfassen – Arbeits- und Pausenzeiten, Tätigkeiten, Fahrzeuginformationen, GPS-Daten, eingesetztes Material etc.?
- Datenübermittlung: Wie soll die Datenübertragung erfolgen – per Internet, SMS, E-Mail oder über spezielle Schnittstellen?
- Eingabemethode: Welche Geräte sollen Mitarbeiter zur Arbeitszeiterfassung nutzen – Smartphone, Tablet oder spezielle Hardware?
- Schnittstellen: Gibt es eine Schnittstelle zur eingesetzten Branchen- oder Lohnsoftware bzw. lassen sich alle Daten komplett übernehmen und auswerten?
- Kosten: Gibt es eine kostenlose Testversion? Lohnt sich langfristig der Kauf oder die Miete der benötigten Hard- und Software?
Mobile Zeiterfassung von Arealcontrol – modular erweiterbar
Ob elektronisches Fahrtenbuch oder die umfangreichere ArealPilot 360°-App – bei Arealcontrol erhalten Sie die Software, die zu Ihrem aktuellen Bedarf passt und bei Änderungen modular erweiterbar ist. Die erfassten Zeiten sind im Portal in Echtzeit einsehbar und zudem als Report in Excel-/CSV-Formaten verfügbar. Noteinsätze können per Chat mit Zielübergabe direkt disponiert werden.
Gerne eruieren wir gemeinsam mit Ihnen Ihren individuellen Bedarf einer mobilen Zeiterfassung für das Handwerk. Sprechen Sie uns an!
