Automatisiert: Fahrtenbuch | Besuche | Zeiten

Team schreibt noch oder kann schon weiter?

Ein elektronisches Fahrtenbuch dokumentiert jede Fahrt automatisch und dokumentiert sie nicht manipulierbar im Buch der Fahrten, was in dem Fall ein Datenbanksystem ist. Der Tracker oder auch Telematik-System bzw. Telematik-Box genannt, funktioniert in jedem Auto. Fahrten werden durch Zündung an und aus erkannt. Der OBD-Stecker wird einfach auf die OBD-Diagnosedose gesteckt. Alle Fahrten und Besuche werden automatisch dokumentiert: An- und Abfahrtszeit, km-Strecke, Aufenthaltsdauer. 

AREALCONTROL's elektronische Fahrtenbuch ist seit 2008 bei hunderten Firmen und tausenden Fahrzeugen im Einsatz sowie beim Finanzamt regelmäßig anerkannt. Das Fahrtenbuch bzw. die Fahrtenbücher in großen Flotten und Fuhparks können übersichtlich erstellt, ergänzt und als PDF als Download gespeichert werden. Die Aufzeichnung aller Fahrten kann bequem im Online-Portal verwaltet werden. Die gesparte Steuer, die aus der Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der Pauschalsteuer mit 1% resultiert, liegt je nach persönlichem Einkommen und Steuersatz sowie Listenpreis des Firmenwagens zwischen € 1800 und bis über € 5000. 

Ein gutes digitales, elektronisches Fahrtenbuch ist eine sehr gute Grundlage für Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung betrieblicher Prozesse. 

Parallel wird das Fuhrpark-Management digital unterstützt. Km-Stände, Nutzungsgrad, Unfälle, Historie.

Ideale Erweiterung: ArealPilot 360° App für Android mit PlanBoard im Portal für mobiles Auftrags-Management, z.B. im Handwerk, Facility Management, Service-Flotten usw.

Finanzamt | Datenschutz | Betriebsrat | Cloud

Finanzamt | Konformität | Auftragsverarbeitung | Betriebsvereinbarung

Finanzamt anerkannt
Eine Konformitätserklärung als Hersteller stellen wir gerne zur Verfügung. Seit 2008 wurde das elektronische Fahrtenbuch (eFB) aller ordentlich geführten Fahrtenbücher durch das Finanzamt anerkannt. Regelmäßige Updates zum elektronischen Fahrtenbuch gewährleisten auch neue Anforderungen der Rechtsprechung und Steuergesetzgebung ebenso, wie für neue Smartphones, Apps, Fahrzeuge und Mobilität.

Das BMF (Bundesministerium der Finanzen, Bundesfinanzministerium) regelt in sogenannten Erlass-Schreiben die Details, jeweils nach Abstimmung mit den Länderfinanzministerien. Das Finanzamt ist verpflichtet ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, wenn es die selben Informationen liefert wie ein ordentlich geführtes manuelles Fahrtenbuch. Ein elektronisches Fahrtenbuch liefert präzise alle Fahrten mit dem geforderten Detaillierungsgrad. Das Fahrtenbuch ist pro Auto zu führen, gerade auch für Pool-Fahrzeuge wofür wir passende und bewährte OBD-Stecker oder fest montierte Telematik-Hardware liefern. Die Fahrten können per App auf dem Smartphone, Web-App bzw. Web-Portal ergänzt und durch die User bestätigt werden. 
Technisch könnte das elektronische Fahrtenbuch komplett automatisiert werden. Die Parkpositionen, z.B. Kunden- und Lieferantenbesuche, Service-, Einsatz-, Baustellen werden automatisch erkannt und dokumentiert. Die Art der Fahrt, wie Weg zur Arbeit wird automatisch erkannt. Die Unterscheidung in geschäftliche und private Fahrten findet bei Beginn der Fahrt statt oder kann nachträglich im Portal erfolgen. Das digitale bzw. elektronische Fahrtenbuch spart jede Menge Steuer, Arbeit ist nicht teuer. Bereits ab €79 pro Auto und € 12,90 pro Monat inklusive Online-Zugang ist ein elektronisches Fahrtenbuch startklar und eine echte Steuerspar-Lösung. Die gesamte Software ist webbasiert und in mehreren nach DIN/EN ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum ("Tier 3"; hochverfügbar) gehostet. Die Daten des Fahrtenbuchs sind damit immer sicher verfügbar.
Wenn das Fahrtenbuch elektronisch geführt wird, regelmäßig binnen sieben Kalendertagen durch die Fahrer und Fahrerinnen ergänzt, bestätigt und abgeschlossen wird, dann wird es auch vom Finanzamt anerkannt werden. Ein von Hand geschriebenes Fahrtenbuch beinhaltet immer die Gefahr, dass eine wichtige Fahrt vergessen wurde, was elektronisch durch die Software-Lösung praktisch ausgeschlossen ist.

DSGVO Datenschutz
Zu unseren Kunden zählen erstklassige Unternehmen, Genossenschaften und Körperschaften des öffentlichen Rechts. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist obligatorisch.

Betriebsrat + Personalrat 
Aus unserem Kundenkreis kennen wir einige Betriebsvereinbarungen zur Nutzung und Anwendung elektronischer Fahrtenbücher. Diese Erfahrungen stellen wir gerne zur Verfügung.

Elektronisches Fahrtenbuch von AREALCONTROL

Jede Fahrt mit einem LKW zur Güterbeförderung muss über das Führen eines Fahrtenbuches dokumentiert werden. LKW bis 3,5to dürfen ein manuelles Tageskontrollblatt ausfüllen, wenn kein Digitaler Tachograph installiert ist. Diese ausführliche Dokumentation sorgt dafür, dass zum einen die betriebsinternen Abrechnungen besser und unkomplizierter funktionieren, und zum anderen die Lenk- und Ruhezeiten kontrollierbar sind.

In der Regel wird das Fahrtenbuch bei den LKW-Fahrten bis 3,5to manuell geführt, was recht lästig und zudem auch zeitaufwendig ist. Um diesen Aufwand deutlich zu minimieren und komfortabler zu machen, bietet sich der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuches an. 

Die klassischen Angaben, die in einem Fahrtenbuch festgehalten werden, sind das Datum der Fahrt, die Startzeit, der Start- und Zielort, die gefahrenen Kilometer und der Anlass der Fahrt. 

Die Fahrer müssen beachten, dass die Einträge unverzüglich vorgenommen werden, täglich ein neues Kontrollblatt verwendet wird, die Tageskontrollblätter personenbezogen sind, das Kontrollblätter des laufenden Tages und der vorhergehenden 28 Kalendertage mitzuführen sind und nach Fristablauf die Aufzeichnungen dem Unternehmer im Original auszuhändigen sind.

Elektronische Fahrtenbücher von AREALCONTROL

Diese Alternative sorgt für viel Effizienz, Zeitersparnis und Komfort. Konzipiert sind unsere Systeme modular für Digitalisierungen und sie sind außerdem erweiterbar. 

Damit bieten die elektronischen Fahrtenbücher eine wichtige Grundlage, um betriebliche Prozesse zu optimieren, zu digitalisieren und zu automatisieren.
Hier wird alles automatisch dokumentiert. Damit müssen weder die An- und Abfahrtszeit, km-Strecke oder die Aufenthaltsdauer manuell festgehalten werden. 

Gleichzeitig unterstützen unsere Systeme aber auch das Fuhrpark-Management digital, da hier sofort der Zugriff auf die Km-Stände, den Nutzungsgrad der Fahrzeuge und die Daten möglicher Unfälle möglich ist. Ferner die Terminüberwachung für Inspektionen, HU und ASU sowie Steuer-, Leasing- und Mietvertragstermine.

Hierbei umfasst das intelligente Standard-System die GPS-Ortung und Tracking im Geschäftsmodus inkl. km-Strecke. Doch auch das Einstellen des Privatmodus ist hier selbstverständlich möglich. In diesem Modus werden keine GPS-Koordinaten übermittelt, dafür aber die km-Strecke. Dies ist insbesondere zum DSGVO-konformen Betrieb bei Flotten mit privater Nutzung zwingend notwendig.

Das Standardsystem ermöglicht zudem die Fahrtenbuchpflege mit der "Mobile Web-App" im Smartphone. Hier kann gewählt werden, um welchen Modus es sich handeln soll, also Privat oder geschäftlich. Dafür steht ein Touch-Button zur Verfügung. 

Das nicht manipulierbare System erfüllt zudem alle Anforderungen der Finanzbehörden und ist bundesweit bei mehreren Hundert Finanzämtern bereits seit 2008 anerkannt.

Das elektronische Fahrtenbuch bietet viele Vorteile

Ein elektronisches Fahrtenbuch ermöglicht die einfache und mühelose Verwaltung der Stammdaten. Hierzu zählen beispielsweise die Kontaktdaten oder auch wichtige Informationen zum jeweiligen Fahrer. Auch die Daten zum Fahrzeug lassen sich hier finden.

Besonders komfortabel ist die Webapplikation. Hier lassen sich alle Daten dank der benutzerfreundlichen Applikation aufrufen. Voraussetzung hierfür ist eine funktionierende Internetverbindung. Da das System nicht ortsgebunden ist, lassen sich die Daten überall und zu jedem Zeitpunkt abrufen. Außerdem können die Daten auch im Programm direkt bearbeitet werden. 

Außer den Basisdaten zu Fahrern, Fahrzeugen und dem Unternehmen ist es auch möglich, die Kilometer und die Kosten, die durch das Tanken entstehen, zu erfassen. So ist eine Auswertung am Monatsende besonders schnell und einfach zu realisieren.

Elektronisches Fahrtenbuch: Das Leistungsangebot ist riesig

Allein die intelligente OBD-Lösung sorgt bereits für kostenminimierte Rollouts. Auch umfasst es das Booking-Tool für Poolfahrzeuge und ermöglicht, wie bereits erwähnt, die Umschaltung von geschäftlichen auf Privatfahrten und vieles mehr. 

Sollte dies jedoch noch nicht ausreichend sein, so steht ebenfalls ein System für ein Elektronisches Fahrten für den Festeinbau, "Speedy", zur Auswahl. Dieses System verfügt beispielsweise über einen NFC-Reader und NFC-Chip für die Fahrer-ID. Zudem ermöglicht es auch die Arbeitszeiterfassung der Fahrer und Mitfahrer pro Einsatzort. Weitere Funktionen wie der Unfall-/Crash-Sensor sind hier ebenfalls inbegriffen.

Ausnahme zur gesamten Aufzeichnungspflicht

Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von weniger als 2,8 Tonnen, wie auch nach §18 FPersV Fahrten innerhalb der Nahzone müssen kein Fahrtenbuch führen. Dies betrifft Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von mehr als 3,5 Tonnen, die sich ausschließlich in einem Radius von 50 km um das Unternehmen zur Beförderung von Material oder Ausrüstung bewegen. Dies ist insbesondere eine Erleichterung für Bau- und Bau-Handwerksunternehmen bzw. Gewerke. Allerdings sind 50km Radius sehr wenig und die allermeisten Bauunternemen rüsten ihren Fuhrpark generell für größere Einsätze aus. Dies schafft in der Praxis die nötige betriebliche Flexibilität.